En delbetaling kan bringe en inkassosag videre, men den betyder ikke i sig selv, at hele tilgodehavendet er betalt. Hos Dansk Inkasso, der er autoriseret af politiet, indgår betalingen i den videre behandling, så opfølgningen tager udgangspunkt i en opdateret saldo. For dig som kreditor er det især vigtigt at give besked, hvis kunden betaler direkte til din virksomhed. Derefter kan indsatsen koncentreres om det beløb, der stadig mangler, og om en eventuel aftale for den videre betaling.
Dansk Inkasso følger op på det resterende krav
Når en kunde kun betaler en del af en faktura, er opgaven at få overblik over både indbetalingen og det tilbageværende tilgodehavende. Det oprindelige fakturabeløb fortæller ikke længere alene, hvad kunden mangler at betale. Derfor skal sagens oplysninger afspejle de betalinger og eventuelle ændringer, der er kommet til undervejs. Det giver et fælles udgangspunkt for den fortsatte kontakt til kunden.
Dansk Inkasso kan følge op på den resterende betaling gennem breve og telefonisk kontakt. Formålet er at få den udestående del betalt eller at afklare, hvordan kunden kan betale videre. En enkelt indbetaling bør ikke automatisk beskrives som en aftale om afdrag eller som kundens accept af samtlige poster. Det afhænger af de konkrete oplysninger og den dialog, der faktisk har været.
Giv besked om betaling direkte til din virksomhed
En kunde kan finde på at bruge betalingsoplysningerne på den oprindelige faktura, selv om sagen nu behandles af et inkassofirma. Modtager du pengene direkte, skal betalingen derfor meddeles til den, der behandler inkassosagen. Oplys beløb, betalingsdato og hvilken faktura eller sag indbetalingen vedrører. Har kunden skrevet en forklaring til betalingen, er den også relevant for den videre opfølgning.
Det samme gælder, hvis du udsteder en kreditnota eller indgår en ny aftale direkte med kunden. Inkassobehandlingen bør bygge på de aktuelle forhold, så kunden ikke bliver kontaktet om et beløb, som allerede er betalt eller ændret. Er du usikker på, hvilken faktura en indbetaling vedrører, bør det afklares, før den lægges til grund for sagens saldo.
En aftalt afdragsordning kræver løbende opfølgning
Delbetaling kan også ske som led i en aftalt afdragsordning. Her bliver den praktiske opgave at følge de aftalte indbetalinger og holde styr på restbeløbet. Inkassofirmaet kan administrere en aftalt ordning, så din virksomhed ikke selv skal stå for al den løbende betalingsopfølgning. Det er fortsat de konkrete aftaler, der bestemmer, hvilke betalinger der forventes.
Kommer et afdrag ikke som forventet, er der behov for opfølgning på den manglende betaling. Et løfte om at betale senere er heller ikke det samme som en indbetaling. Som kreditor er det derfor nyttigt at skelne mellem, hvad kunden har oplyst, hvad der er aftalt, og hvad der faktisk er modtaget.
Følg saldoen indtil sagen er afklaret
Du kan følge inkassosagen online og holde dig orienteret om udviklingen. Det er særligt nyttigt ved flere mindre indbetalinger, hvor det ellers kan være svært at bevare overblikket. Sammenhold sagens oplysninger med de betalinger, din egen virksomhed modtager, og giv besked om nye forhold, der kan påvirke det resterende krav.
Almindelig udenretlig inkasso hos Dansk Inkasso koster 0 kr. pr. sag for kreditor uden abonnement eller oprettelsesgebyr. Det omfatter også administration af en aftalt afdragsordning. Personligt besøg og retslig behandling er særskilte ydelser med separate omkostninger. En korrekt registreret delbetaling er grundlaget for opfølgningen på restbeløbet, men inkasso giver ikke garanti for betaling.